Verwalten Sie Ihre Digitalen Dateien

Haben Sie jemals vor Ihrem Laptop gesessen und nach einer Datei gesucht – und verstanden, dass sie dort war -, lautet die Frage: „In welcher?“ Die Lösung wird erstaunlich komplex, wenn es sich bei dem Dokument um einen Anhang handelt, den eine Person von einem anderen 1ec5f5ec77c51a968271b2ca9862907d-Konto an Sie gesendet hat!

Neben der Organisation des zusätzlichen Papiers, das aus unserer neuen Generation stammt, müssen wir jetzt auch die Technologie selbst vorbereiten. Wussten Sie schon, dass 80% der Daten, mit denen wir täglich malen, durch E-Mails und digitale Dateien generiert werden?

So funktioniert das Ablegen von Laptops

Ihr PC ist im Grunde ein elektronischer Aktenschrank. Das ist echt, unabhängig davon, welches Betriebssystem Ihr Computer verwendet, welche Form der grafischen Oberfläche er verwendet, um Ihnen aufzuzeigen, wie die Dinge vorbereitet sind, welche Tools Sie zur Verfügung haben und welche Art von Phrasen oder Symbolen er verwendet um die Funktionen dieser Tools kennenzulernen und zu beschreiben. Unabhängig davon, ob Sie ein in erster Linie auf Windows basierendes Programm oder einen Macintosh ausführen, sind die Grundsätze für die Organisation der Programme und die Statistik im Wesentlichen gleich.

Das Problem mit Computersystemen ist, dass die Statistiken nicht immer so erstellt werden, wie wir es malen und annehmen. Es wird weitestgehend nach Format oder Softwarequelle (E-Mail, Dateien, Webseiten, Kontakten usw.) vorbereitet. Aber wir erkennen durch die Situation, die Person, den Arbeitgeber, das Unternehmen und einige andere Kriterien, die für die von uns gemalten Bilder geeignet sind.

Was viele PC-Benutzer vergessen, ist, dass wir alle mit der trendigen Technologie die Vorteile des 255er-Einzelaufrufs haben, der eine Kombination aus Schlüsselphrasen und Phrasen sein kann! Diese Auswahl und die Suchfunktion des PCs bieten Ihnen Zugriff auf ein effektives Organisationstool, mit dem Sie stundenlanges Suchen oder Wiederherstellen bereits vorhandener Fakten vermeiden können!

„Trendy Mail ist ein Tag nach dem heutigen Dokument“ Eines meiner übergeordneten Paper Tiger-Prinzipien ist „brandneue E-Mail ist der Stapel des nächsten Tages“. Wie übst du das für deinen Computer? Wenn Sie einen Computer mit nicht identifizierbaren Dateien haben und mehr Zeit verschwenden, als Sie möglicherweise für die Suche nach dem, was Sie benötigen, benötigen, ist es am einfachsten, von vorne zu beginnen, um sich aus dem Sumpf zu befreien!

Was bedeutet das? ignorieren Sie alle Ihre antiken Dokumente! Planen Sie Ihr neues Laptop-Einsendesystem und verwenden Sie die Ideen, die ich beschreiben werde. Melden Sie Ihre antiken Dokumente dann erneut auf dem neuen Computer, wie Sie möchten, oder geben Sie sie auf ein paar anderen Medien zurück oder löschen Sie sie.

Wie entwirft man ein effektives Gadget für das Einreichen von Laptops? Denken Sie zunächst an eine der wichtigsten (und unbemerkten) Ideen zum Organisieren von Computerdateien: Der Preis eines Computers ist, dass Sie ein Dokument erneut verwenden können – am einfachsten, wenn Sie es wiederfinden! Ab und zu möchten Sie wirklich eine andere Replik drucken. Zu anderen Zeiten möchten Sie den Datensatz möglicherweise auf einige Arten aktualisieren oder ändern oder Teile davon ausschneiden, um einen brandneuen Bericht zu erstellen. In jedem Fall sind Schlüsselsätze Ihr Schlüssel zum Erfolg beim Auffinden der Statistiken, die Sie benötigen!

Einsetzen Ihres Computer-Archivierungsgeräts

Der erste Schritt zum Erfolg beim reibungslosen Abrufen von Dateien besteht darin, alle Dokumente in einer Auflistung zusammenzufassen. home windows hat aus diesem Grund „Meine Dokumente“ erstellt – Sie können jedoch auch jeden anderen Eintrag erstellen. Diese Technik ist nicht nur wesentlich unkomplizierter beim Abrufen der gewünschten Daten, sondern bietet auch alle anderen wesentlichen Vorteile. Es ist viel einfacher, Ihre Unterlagen für Dokumente oder für die Übertragung an einen anderen Ort zu sichern.

Also hier ist mein Gerät – oder es war – bis ich ein anderes bemerkenswertes Produktivitätsgerät fand (siehe Seitenleiste): Ich verwende meine Dateien. Dann erstelle ich ein Unterverzeichnis für jedes der von mir ausgenutzten Computerprogramme, wie Ausdruck, Excel, Stromfaktor, Papiertiger, Zugriff, QuickBooks und so weiter.

Wenn Sie nicht viele digitale Dokumente speichern, können Sie das Erstellen von Unterverzeichnissen ignorieren und alle Ihre Dateien in einem einzigen Verzeichnis speichern. Wenn Sie jedoch viele Dokumente haben, müssen Sie Ihre gesamte Ausrüstung für die Aufbewahrung wegwerfen und dann stundenlang nach einem Schraubenzieher suchen.

Darüber hinaus können Sie zusätzliche Unterverzeichnisse für Initiativen, Kunden oder Arbeitsgruppen erstellen. Seien Sie jedoch vorsichtig – dies kann zu Problemen führen. Wenn ich zum Beispiel ein Unterverzeichnis für Kunden und ein Unterverzeichnis für Artikel erstelle und danach einen Artikel für einen Kunden schreibe, in welchem ​​Ordner zeichne ich ihn auf? Je weniger Verzeichnisse, desto weniger Standorte müssen gesucht werden – und schon bald werden Sie feststellen, mit welchen Schlüsselwörtern Sie in wenigen Sekunden einen Datensatz für Ihren Laptop finden können!

Hinweis: Wenn Sie an einem vernetzten PC arbeiten, können Sie zwischen mehreren Laufwerken wählen. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen diese Entscheidung bereits für Sie getroffen. Beispielsweise können alle Dokumente von beiderseitigem Geschäftsinteresse oder von einer einzelnen Abteilung des Unternehmens verwendet auf einem Laufwerk abgelegt werden, während die persönlichen Malerdokumente der Mitarbeiter auf einem anderen Laufwerk abgelegt werden können.

Machen Sie Ihre Methode auf keinen Fall zu kompliziert. Zum Beispiel ist es wahrscheinlich schwieriger als vorteilhaft, separate Aufgaben an geteilte Laufwerke zu senden, während möglicherweise ein Bereich vorhanden ist, in dem alle dieselbe Leistung erbringen, insbesondere, wenn sie alle mit der gleichen Funktion oder dem gleichen Käufer für Ihren Gemäldelebensstil verbunden sind .

Die Stärke der Schlüsselphrasen in den frühen Tagen von Computersystemen und DOS, Dateien mussten mit acht Buchstaben und einer 3-Mann- oder Frauen-Erweiterung benannt werden. Infolgedessen gerieten wir in die Abhängigkeit, eine Kurzform zum Benennen von Dateien zu erstellen. Das Problem (wie bei Papierdokumenten) ist, dass wir den identischen Aufruf regelmäßig nicht berücksichtigen, wenn wir nach dem Dokument suchen. Zum Glück haben wir dieses Problem nicht mehr! Die beste Information ist, dass Sie jetzt bis zu 255 Zeichen zum Aufrufen einer Datei haben – und der Name kann eine Ansammlung von Phrasen und Begriffen sein.

Wenn ich zum Beispiel diesen Newsletter schreibe, speichere ich ihn in Meine Dateien / Wort. Ich nenne es: Organisieren Ihrer Computerdokumente, Artikel, 2003, Website, DJ Watson, Herausgeber. Jedes dieser Wörter wird für mich nützlich sein, nachdem ich oder jemand anderes versucht hat, den Bericht in den nächsten Jahren zu entdecken.

Mit anderen Worten, um zu entscheiden, wie ein Dokument benannt werden soll, gehen Sie genauso vor wie bei Papierdokumenten: Fragen Sie sich: „Wenn ich diesen Bericht erneut erhalten möchte, über welchen Ausdruck werde ich zuerst nachdenken?“ Geben Sie zuerst dieses Wort ein. Danach können Sie einen anderen Ausdruck oder ein anderes Wort eingeben, mit denen Sie diesen Bericht abrufen können. Sie können die ermittelten Phrasen durch Kommas oder Semikolons trennen. (Einige Satzzeichen und Symbole sind nicht zulässig).

Auffinden Ihrer elektronischen Datei – in 5 Sekunden oder viel weniger!

Umarmen wir also, dass ich nicht in der Metropole bin und mein Assistent diesen Text suchen muss. Sie kann zum Startmenü gehen, nach „Meine Dateien“ suchen und alle Ausdrücke sortieren, die ich zur Erklärung der Sache verwendet habe – voila! es ist da – in Sekunden!

Mein bevorzugter digitaler Coup: Ein Herausgeber eines Bankführers ruft an, um zu sagen, dass er wirklich ein Editorial für seinen oder ihren E-Newsletter haben möchte (heute Richtung!). Ich suche nach „Artikel“ und habe sofort eine Liste aller Artikel in meinem PC. Ich experimentiere schnell mit der Auflistung und finde einen Artikel, den ich für einen aktuellen Immobilien-E-Newsletter geschrieben habe, den ich mühelos anpassen werde – in einem Bruchteil der Zeit, wenn ich einen neuen Artikel aufschreiben müsste!

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